Mehr als 1000 Vereine aus Sport, Kultur, Kirche oder sogar Firmen nutzen in der Schweiz seit 2017 die digitale Plattform „Helfereinsatz“, um ihre Ehrenamtlichen für Wettbewerbe, Konzerte oder Gottesdienste zu koordinieren. „Der organisatorische Aufwand reduziert sich für den Verantwortlichen um 90 Prozent,“ sagt Programmierer Bert Hofmänner. Gründe für die Entlastung: Events werden einfach und schnell erstellt; die Helfer tragen im System ihre Einsätze eigenständig ein und Bestätigungs- und Erinnerungsmails werden automatisch erzeugt. Auch Zuständigkeiten und eine Helferdatenbank mit relevanten Infos, etwa zu Kompetenzen wie Führerschein oder Erste-Hilfe-Kurs, können hinterlegt werden. So können Vereine auf einen Blick erkennen, welche Mitglieder immer helfen – und welche nie. Auch kann über das Portal definiert werden, dass sich bspw. jedes Mitglied verpflichtet, jährlich 20 Stunden ehrenamtlich zu erbringen. Der jeweilige Kontostand wird dann tagesaktuell erfasst.
Damit schafft die App „Helfereinsatz“ neben Transparenz ein Stück Gerechtigkeit. IT-Nerd Hofmänner, der 2010 für seinen eigenen Sportverein in Winterthur eine Basisversion programmiert hatte, um sich die Arbeit in seinem Ehrenamt zu erleichtern: „Manche Vereine in der Schweiz haben mit Einführung der App ihren Mitgliedsbeitrag verdoppelt und mit bspw. 20 Stunden ehrenamtlichem Engagement ist man als Mitglied wieder beim ursprünglichen Obolus – oder man dient sich ganz frei vom Beitrag.“
In Zeiten, in denen es immer schwieriger werde, generell noch ehrenamtliche Helfer für den Verein und seine Aktivitäten oder für die Kommune zu rekrutieren und Vereinsmitglieder und Bürger zu gewinnen, die Dienste wie das Erstellen von Einsatzplänen übernehmen, sei die App die passende Antwort auf ein drängendes Problem. Aktuell geht der Gründer, der seit 1999 mit seiner Internetagentur Hofmänner New Media GmbH (HNM) selbstständig ist, mit „Helfereinsatz“ auf den deutschen Vereinsmarkt. „In Deutschland gibt es allein 86.000 Sportvereine, da prognostiziere ich uns mittelfristig ein Marktvolumen von 20.000 gemeinnützigen Organisationen,“ so der IT-Unternehmer, der acht Mitarbeiter beschäftigt
Mit dem Landesturnfest im baden-württembergischen Ravensburg, wo der Schwäbische Turnerbund 2024 mehr als 2000 Ehrenamtliche über seine Plattform organisierte, hat der Schweizer hierzulande bereits eine erste Referenz. Bislang sind 60 Prozent seiner Kunden Sportvereine, 30 Prozent kommen aus der Kulturszene und zehn Prozent sind Sonstige, etwa Kirchengemeinden, die ihre Dienstpläne für die Ministranten über das Portal organisieren.
Im Schnitt hat jeder Lizenznehmer 200 Helfer in seinem System und managt 20 bis 100 Aktivitäten pro Jahr über das Portal, wobei mal vier Freiwillige für den Thekendienst gesucht werden, mal 1000 Engagierte für das Stadtfest oder ein überregionales Kulturfestival mit ihren unterschiedlichsten Einsätzen vom Ordner über den Spüler und den Fahrer bis zum Ticketverkäufer. Im Schnitt, auch das geben die Daten her, sind die Ehrenamtlichen bislang dreimal jährlich im Einsatz.
„Unsere App ist der ideale Einstieg für jede Organisation, die ihre Prozesse nun endlich digitalisieren will,“ sagt Hofmänner. Denn den Zuständigen, die bislang oft mit Papier, Bleistift, Excel-Tabellen und Bitt-Anrufen gearbeitet haben, mache das intuitiv bedienbare Tool Spaß. Auch fielen Übergaben an Nachfolger oder Kollegen leichter, weil die Prozesse standardisiert und logisch aufgebaut sind. Angesichts von 140 bis 480 Euro Lizenzgebühr pro Jahr, was vom Funktionsumfang der App abhängt, ist „Helfereinsatz“ für nahezu jeden Verein erschwinglich, rechnet man nur zehn Euro pro geleisteter Stunde im Ehrenamt gegen.
HNM hat aktuell gut 200 Kunden, von denen die Winterthurer mit etwa einem Viertel pro Jahr Projekte umsetzt. Das kann zum Beispiel der Versand per Drohne für Online-Shops sein oder die Googlemaps-basierte Vermessung von Äckern, damit Landwirte ihren Saatgutbedarf kennen oder Traktoren autonom fahren. 40 Prozent ihres Umsatzes machen die Winterthurer derzeit mit der „Helfereinsatz“-App. Dabei sind sie generell auf Wachstumskurs. 2025 sei eine Umsatzsteigerung um ein Fünftel wahrscheinlich, so der Inhaber. 2024 waren es 15 Prozent.